Biarpun Unit Kecil dan Terpencil, Apabila Berprestasi, Pasti akan Dicari (Lesson Learned Pembangunan Zona Integritas PPSDM Migas)
Pada tanggal 22 Oktober 2021 lalu, perwakilan Tim Pelaksana Reformasi Birokrasi dan Pembangunan Zona Integritas Direktorat Jenderal Ketenagalistrikan mendapatkan kesempatan untuk melakukan benchmarking pelaksanaan Reformasi Birokrasi dan Pembangunan Zona Integritas pada PPSDM Migas yang berlokasi di Jalan Sorogo Nomor 1 Kecamatan Cepu, Kabupaten Blora, Jawa Tengah. PPSDM Migas adalah unit Eselon II di lingkungan Kementerian ESDM yang telah mendapatkan predikat WBK pada tahun 2018, mengikuti penilaian WBBM pada tahun 2019 namun gagal sebelum akhirnya mendapatkan predikat WBBM pada tahun 2020. Pengalaman, best practice, dan lesson learned yang dimiliki oleh PPSDM Migas menjadi ilmu yang berharga bagi Direktorat Jenderal Ketenagalistrikan untuk menyukseskan pelaksanaan Reformasi Birokrasi dan pembangunan Zona Integritas di lingkungan Direktorat Jenderal Ketenagalistrikan.
Pentingnya Frontliner yang Prima
Tim Pelaksana Studi Banding Pelaksanaan Reformasi Birokrasi dan Pembangunan Zona Integritas Menuju WBK dan WBBM Direktorat Jenderal Ketenagalistrikan memasuki gerbang PPSDM Migas dan diwajibkan melakukan screening kesehatan dengan protokol Kesehatan yang ketat serta penukaran ID Card dengan kartu pengunjung, sebagai berikut:
a. Melakukan pengukuran suhu tubuh;
b. Menyerahkan surat hasil test antigen H-1 dengan hasil negatif Covid-19 atau menunjukkan soft copysurat hasil tes antigen H-1 dengan hasil negatif Covid-19;
c. Menukar ID Card dengan kartu pengunjung. Kartu pengunjung terdiri dari beberapa warna yang menunjukkan kondisi tertentu, misalnya warna kuning apabila pengunjung telah memenuhi syarat screening kesehatan dan warna hitam apabila pengunjung tidak dapat menyerahkan/menunjukkan hasil tes antigen/PCR negatif Covid-19;
d. Dalam kondisi tertentu, pengunjung yang tidak membawa hasil tes antigen/PCR dapat melakukan rapid test pada klinik PPSDM Migas;
e. Frontliner mampu bersikap professional dan tidak meminta tips atau pemberian apapun dari pengunjung dan menolak apabila ada pengunjung yang melakukan hal tersebut.
Fasilitas Fisik yang Mendukung Pembangunan Zona Integritas
Jenis layanan publik yang diberikan oleh PPSDM Migas adalah Pengujian laboratorium bidang kemigasan, Pelatihan, Sertifikasi, dan Praktek Kerja Lapangan (PKL) mahasiswa. Oleh karena itu, fasilitas fisik yang mendukung adalah salah satu kunci kepuasan pelanggan dalam menerima pelayanan yang dilaksanakan di lingkungan kantor PPSDM Migas. Fasilitas fisik yang tercatat dan diobservasi oleh Tim Ditjen Ketenagalistrikan, antara lain:
a. Denah lokasi PPSDM Migas dalam papan pengumuman yang diletakkan dekat gerbang masuk PPSDM Migas untuk memudahkan pelanggan mengetahui lokasi tempat yang mereka tuju;
b. Totem penunjuk arah, informasi nama tempat/ruangan, area merokok/bebas merokok, pengingat protokol kesehatan, dan lainnya;
c. Banner, yang terdiri dari: banner informasi layanan publik, banner pengawasan/wilayah anti korupsi, banner budaya kerja, dan banner protokol Kesehatan, dan lainnya;
d. Papan informasi, yang terdiri dari papan informasi SOP/alur prosedur layanan publik, papan informasi peraturan keselamatan kerja, papan informasi daftar harga layanan publik;
e. Ruang pelayanan publik yang disebut Pelayanan Terpadu Satu Atap (PTSA), yaitu tempat pelanggan mencari informasi atau melakukan pendaftaran pelatihan, sertifikasi, dan PKL mahasiswa;
f. Pedestrian, kursi taman, gazebo, wastafel dalam ruang terbuka hijau bagi pelanggan yang beristirahat sejenak;
g. Free Shuttle bus untuk mengantar peserta pelatihan, sertifikasi, dan PKL mahasiswa ke lokasi-lokasi kelas pelatihan/ujian sertifikasi/site PKL yang terpisah dari Gedung utama PPSDM Migas di Jalan Sorogo;
h. Area bermain anak di dekat gedung PTSA untuk pelanggan yang membawa keluarga;
i. Nursery room/ruang laktasi dalam Gedung PTSA untuk memenuhi kebutuhan pelanggan;
j. Open space untuk pertemuan antara pejabat pengadaan PPSDM Migas dengan vendor/supplier barang/jasa atau pegawai PPSDM Migas ketika menerima tamu, yang dilengkapi dengan CCTV;
k. Marketing room dengan nuansa yang santai dan kekinian dengan kursi bean bag dan meja pendek untuk melayani kerjasama pelatihan dan ujian sertifikasi dengan institusi pelanggan;
l. Ujian tertulis sertifikasi dengan mengadopsi Computer Assisted Test (CAT), dimana ujian dilakukan secara online dan hasil ujian dapat langsung keluar hasilnya setelah peserta melakukan submitseluruh jawaban. Hal ini untuk menghindari adanya potensi kecurangan dan rekayasa nilai ujian;
m. Terdapat fasilitas free wifi bagi pelanggan pada area-area tertentu serta akses terhadap saklar listrik untuk charge HP/laptop.
Peningkatan Komponen Pengungkit
PPSDM Migas mengusulkan penilaian WBBM pertama kali pada tahun 2019 dan belum memenuhi syarat, yang disebabkan oleh persentase nilai area penguatan akuntabilitas dan peningkatan kualitas pelayanan publik masing-masing dibawah 75%, jumlah nilai komponen pengungkit kurang dari 48, dan total nilai komponen pengungkit ditambah hasil kurang dari 85. Selain itu, pemahaman dan keterlibatan pimpinan dalam manajemen kinerja masih belum optimal, implementasi sistem pengawasan belum dilakukan secara sistemik, dan pemanfaatan teknologi masih belum dilakukan pada seluruh jenis layanan.
Pada tahun 2020, PPSDM Migas mampu memperbaiki catatan tersebut dengan nilai komponen pengungkit sebesar 48,20 dan total nilai komponen pengungkit dtambah hasil sebesar 86,22. Adapun hal-hal yang dilakukan pada masing-masing area komponen pengungkit antara lain:
a. Dilakukan sosialisasi pembangunan Zona Integritas yang disampaikan oleh Kepala PPSDM Migas kepada pegawai melalui komunikasi dua arah, yang melibatkan seluruh jajaran manajemen dan agen perubahan. Sosialisasi dilakukan kepada seluruh PNS dan Non-PNS PPSDM Migas. Khusus bagi frontliner, dilakukan perubahan mindset dan budaya kerja no-tipssecara langsung oleh pimpinan PPSDM Migas;
b. Sosialisasi pembangunan Zona Integritas kepada stakeholder dan masyarakat melalui FGD, kegiatan kemasyarakatan, media sosial, surat pemberitahuan, media online dan cetak, banner, flyer, dan leaflet.
c. Apresiasi terhadap kinerja pegawai yang diselenggarakan setahun sekali, dengan ketentuan yang ditetapkan dalam SK Kepala PPSDM Migas tentang Reward and Punishment Kegiatan Pelayanan pada PPSDM Migas, yang dikaitkan dengan sistem remunerasi;
d. Penataan tata laksana difokuskan pada pengembangan dan implementasi teknologi informasi pada sistem kerja dan pelayanan PPSDM Migas
e. Internal Mistery Shopper Wasiat Raja (Pengawasan Internal Rahasia dan Terjaga), yakni tim mistery shopper dari internal PPSDM Migas sendiri yang ditunjuk langsung oleh Kepala PPSDM Migas untuk melakukan penggalian informasi kepada pelanggan eksternal maupun internal PPSDM Migas terkait kualitas pelayanan yang diberikan PPSDM Migas serta potensi tindak gratifikasi. Saat evaluasi ZI oleh KemenPAN dan RB, Wasiat Raja menjadi inovasi unggulan PPSDM Migas;
f. Pengawasan terintegrasi pada ujian sertifikasi dengan penggunaan sistem informasi uji kompetensi/ujian sertifikasi, untuk memastikan tidak terjadi rekayasa nilai yang diberikan oleh asesor penguji.
g. Kegiatan sosial kemasyarakatan, seperti penanaman 5000 pohon di Ecopark, bantuan air bersih pada warga sekitar PPSDM Migas, layanan klinik PPSDM Migas, dll.
Arah Penguatan Zona Integritas PPSDM Migas
Untuk mempertahankan predikat WBK dan WBBM, tahun 2021 ini PPSDM Migas melakukan penguatan Zona Integritas, seperti pengembangan sistem informasi arsip digital, pembangunan studio mini untuk mendukung pelatihan online, membuka klinik utama "Bhina Migas Medical Center" untuk peningkatan pelayanan publik kepada masyarakat, serta mendukung program vaksinasi merdeka bagi masyarakat Cepu. Selain itu PPSDM MIgas juga meraih juara III pada Lomba Hemat Energi Gedung Perkantoran Kementerian ESDM.
Lesson-Learned penilaian WBBM PPSDM Migas
Untuk mewujudkan inovasi dan perbaikan pada komponen pengungkit dan hasil dalam penilaian pembangunan Zona Integritas, komitmen pemimpin sebagai role model dan secara berkala melakukan peninjauan langsung dan berdialog langsung dengan pelaksana memberikan pengaruh yang sangat kuat dalam perubahan perilaku dan budaya kerja pegawai. Selain itu, perlu dilakukan penjadwalan bagi masing-masing tim RB/ZI sesuai area perubahan masing-masing untuk bertemu secara rutin dan menyelesaikan target program kerja RB/ZI. Kemudian sempat dijelaskan oleh Koordinator Tata Usaha PPSDM Migas bahwa dalam tim kerja pelaksanaan RB/ZI, terdapat tim gerak cepat yang memiliki fungsi spesifik masing-masing sebagai konseptor, eksekutor, data kolektor, dan evaluator, sehingga proses eksekusi suatu program menjadi efektif. Dapat disimpulkan bahwa roh penggerak pembangunan Zona Integritas PPSDM Migas dimulai dari kepemimpinan yang efektif, konsistensi Agen Perubahan beserta Tim Pelaksana RB/ZI untuk melaksanakan program, dalam suasana kerjasama tim yang kondusif dan produktif.
Kesimpulan dan Penutup
Sejak ditetapkan menjadi Badan Layanan Umum (BLU) beberapa tahun yang lalu, PPSDM Migas telah menjadi unit yang mandiri dalam melakukan pembenahan terhadap layanan publik yang diberikan. Predikat WBK pada tahun 2018 dan WBBM pada tahun 2020 adalah penghargaan atas pembenahan dan reformasi yang dilakukan pada PPSDM Migas. Hal ini juga ditambah dengan peningkatan profesionalitas ASN PPSDM Migas yang didukung oleh sistem remunerasi berdasarkan kinerja yang terukur dan adanya sistem reward and punishment terhadap pelaksanaan layanan publik. Disisi lain, layanan publik yang diberikan PPSDM Migas dan Ditjen Ketenagalistrikan memiliki perbedaan karakteristik, dimana layanan publik Ditjen Ketenagalistrikan lebih banyak berupa konsultasi dan perizinan.
Namun demikian, dapat disepakati bahwa hal-hal yang sama-sama diperlukan
baik oleh PPSDM Migas dan DItjen Ketenagalistrikan dalam mewujudkan pembangunan
Zona Integritas adalah (1). peningkatan kualitas pelayanan yang dilakukan oleh
garda terdepan (frontliner), (2) peningkatan fasilitas fisik untuk
mendukung pelayanan sekaligus media sosialisasi dan marka-marka yang dapat
menjadi pengingat dan dengan sendirinya akan terinternalisasi dalam mindset pegawai
dan stakeholder, (3). pengembangan sistem informasi dan SPBE dalam
proses internal maupun pelayanan publik, (4). melakukan inovasi untuk
peningkatan komponen pengungkit dan hasil dalam penilaian Zona Integritas, dan
(5). Peningkatan peran Ditjen Ketenagalistrikan bagi masyarakat sebagai bagian
dari pelayanan publik.
Oleh: Malika Alia Rahayu (Agen Perubahan Ditjen Gatrik)